จาก 7 วันเหลือเพียง 1 วัน — Yali Digital Technology บูรณาการระบบจัดการสัญญา

ในแต่ละปี องค์กรหนึ่งๆ ต้องจัดการกับสัญญาจำนวนมากเพียงใด? คำตอบจาก Yali Digital Technology กลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่คือ เกือบ 10,000 ฉบับ

ด้วยวิธีการจัดการแบบเดิม ขั้นตอนการอนุมัติและการประทับตราสัญญาเหล่านี้ต้องผ่านกี่ขั้นตอน? — มากกว่า 20,000 ขั้นตอน

จากจุดเริ่มต้นไปจนถึงการประทับตราและจัดเก็บเอกสาร สัญญาหนึ่งฉบับใช้เวลาสูงสุดถึง 7 วัน แต่ปัจจุบันใช้เวลาเพียง 1 วัน พวกเขาทำได้อย่างไร?

ลองมาดู “the efficiency code” ของ Yali Digital Technology Group กัน

ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับ Yali Digital Technology Group

ขนาดของเครือโรงแรมในเครือ Yali Digital Technology Group ติดอันดับ 39 ของโลก และอันดับ 14 ของจีน แบรนด์ “Yaster Hotel” ของบริษัทก็ติดอันดับ 6 โรงแรมระดับกลางยอดนิยมในจีน

แบรนด์ภายใต้กลุ่มมี 4 แบรนด์ ได้แก่:
1 Yaster Hotel
2 Yasfil Hotel
3 Yaster International Hotel
4 Yameitu Hotel

ปัจจุบัน กลุ่มได้เปิดและกำลังก่อสร้างโรงแรม มากกว่า 1,000 แห่ง ครอบคลุมเมืองสำคัญกว่า 200 เมือง มีพนักงานมากกว่า 13,000 คน และสมาชิกทั่วโลกกว่า 25 ล้านคน

การอนุมัติสัญญาที่เต็มไปด้วยความล่าช้า

Fang Tang เป็นผู้อำนวยการฝ่ายเทคนิคของ Yali Digital Technology Group เธอและทีมงานมีหน้าที่ดูแลแพลตฟอร์มสำนักงานดิจิทัลภายในองค์กร รวมถึงผลักดันเทคโนโลยีและเครื่องมือใหม่ๆ

ในปี 2019 หลังจากที่พนักงานทุกคนเริ่มใช้ DingTalk ทีมของ Fang Tang สังเกตว่า การสื่อสารและการทำงานร่วมกันภายในราบรื่นขึ้นมาก แต่ในระดับการดำเนินธุรกิจกลับยังติดปัญหา โดยเฉพาะอย่างยิ่งในด้านการจัดการสัญญา ซึ่งยังต้องผ่านหลายแพลตฟอร์มและขั้นตอนซ้ำซ้อน

ในฐานะกลุ่มโรงแรมขนาดใหญ่ Yali ต้องจัดการกับสัญญาเฉลี่ย เกือบ 10,000 ฉบับต่อปี ครอบคลุมทั้งแฟรนไชส์, การตกแต่ง, การจัดซื้อ, บุคลากร และอื่นๆ

ยกตัวอย่างกระบวนการจัดการสัญญาจัดซื้อ: หลังจากอนุมัติในระบบ OA ของ DingTalk แล้ว ผู้ยื่นคำร้องไม่สามารถใช้ตราได้ทันที ต้องไปยื่นคำร้องใหม่ในระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อีกครั้ง ซึ่งโดยเฉลี่ยแล้วต้องรอ 3–4 วัน และบางครั้งเกิน 7 วัน

“สำหรับสัญญาทางธุรกิจบางฉบับ ผู้บริหารต้องอนุมัติบนแพลตฟอร์มหนึ่ง แล้วต้องไปอนุมัติซ้ำอีกครั้งในระบบพิมพ์เอกสาร ซึ่งเป็นภาระงานมากและบางครั้งกระทบต่อความคืบหน้าทางธุรกิจ” - Fang Tang

อนุมัติสัญญาเสร็จใน 1 วัน

ด้วยความร่วมมือกับ DingTalk และพาร์ตเนอร์ eSign กลุ่ม Yali ได้เปิดตัว ระบบสัญญาอัจฉริยะ (Smart Contract) บน DingTalk ในปี 2024

ระบบนี้รวมเอากระบวนการอนุมัติสัญญาและการประทับตราที่เคยแยกกัน มาอยู่บนระบบเดียวและบริหารจัดการแบบรวมศูนย์ พนักงานเพียงแค่กรอกข้อมูลใน DingTalk ระบบจะส่งต่อให้ผู้อนุมัติตามลำดับอัตโนมัติ และเมื่อได้รับอนุมัติแล้ว จะเชื่อมต่อกับระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อดำเนินการเซ็นและประทับตรา โดยไม่ต้องส่งคำร้องใหม่อีก

“ตอนนี้ ขั้นตอนประทับตราที่เคยใช้เวลาหลายวัน สามารถเสร็จได้ใน 1 วันอย่างเร็วที่สุด ภาระงานของผู้บริหารลดลงอย่างมาก และช่วยให้พนักงานที่เกี่ยวข้องทำงานได้เร็วขึ้นด้วย” - Fang Tang

การตัดสินใจทางธุรกิจที่อิงจากข้อมูลจริง

ในขั้นตอนการจัดเก็บ ระบบสัญญาอัจฉริยะรองรับฟิลด์ข้อมูลมากกว่า 40 มิติ เช่น ระยะเวลาสัญญา, ยอดรวม, โครงการ, สถานะการลงนาม ฯลฯ ทำให้ทีมงานสามารถวิเคราะห์ข้อมูลได้ละเอียดและแม่นยำมากขึ้น ช่วยให้ผู้บริหารเห็นภาพรวมธุรกิจและตัดสินใจได้เร็วและแม่นยำยิ่งขึ้น

เกี่ยวกับ DingTalk Smart Contract

DingTalk Smart Contract คือแพลตฟอร์มบริหารจัดการสัญญาแบบครบวงจรซึ่งพัฒนาโดย DingTalk และ e-sign โดยครอบคลุมทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตของสัญญา ได้แก่:

เขียน: สร้างสัญญาจากเทมเพลตมาตรฐาน
รีวิว: อนุมัติ ตรวจเปรียบเทียบความแตกต่างของเอกสาร
เซ็น: เซ็นสัญญาแบบอิเล็กทรอนิกส์
จัดการ: จัดการเลขที่สัญญา, สมุดทะเบียนสัญญา, การแจ้งเตือนหมดอายุ, และการวิเคราะห์ข้อมูล